1.1. Разложить все полученные письма так, чтобы
фамилии располагались в алфавитном порядке.
1.2. Записать в журнале дату получения партии писем
(как заголовок)
1.3. В первой графе записать порядковый номер письма
(следующий после последнего номера предыдущей партии за этот год).
1.4. Взять первое по алфавиту письмо и на нем в
левом верхнем углу (где пишется адрес отправителя) написать регистрационный
порядковый номер письма по журналу (см. п. 1.3.).
1.5. В журнале, справа от номера (п. 1.3.),
пропустив графу для даты написания письма, дальше на строке написать первую
фамилию и инициалы корреспондента (от кого получено письмо).
1.6. В следующей графе записываются краткие данные
учреждения откуда пришло письмо (например: 220/1, 4 отр; ИК-7, отр. 3; ГУ МОБ, 220/2, отр. 5; ЛИУ-4,
отр. 1 и т. п.).
1.7. В следующей графе (до конца страницы)
записывается, что просят в письме (заполняется на следующем этапе обработки
корреспонденции).