3. Остальные
письма целесообразно разложить по датам поступления в Москву (на штемпеле). А
затем прочитывать и обрабатывать в порядке поступления.
При прочтении письма одновременно оно должно быть
оформлено в карточке:
1. На конверте (на лицевой стороне) ставится
порядковый номер письма по карточке
2. В карточке после порядкового номера письма по
карточке, в скобках ставится порядковый номер по журналу регистрации писем,
дата написания письма (или дата на штемпеле, если в письме дата не указана) и
очень коротко основные сведения содержащиеся в письме: существенные
обстоятельства жизни, вопросы, просьбы и так далее.
В дальнейшем, в карточке записываются:
1. Какие действия предполагается (записывается
карандашом) совершить по этому письму (дать стандартный ответ, ответить
письмом, послать посылку, и так далее).
2. Когда и кем был дан ответ на письмо, послана
посылка (записывается чернилами).
3. Кому передано письмо и с какой целью
(записывается карандашом).
ставится
в правом нижнем углу конверта, справа от индекса места назначения.
1.
Вскрыть конверт, обрезав с левой стороны.
2.
Вынуть письмо из конверта и найти дату написания письма, если даты нет, то
посмотреть дату на штемпеле (лицевая сторона письма).
3.
Записать дату письма (см. п. 2) на лицевой стороне письма в правом нижнем углу
конверта, справа от индекса места назначения.